VAN E-MAILS NAAR TICKETS

Verricht wonderen via e-mail met Freshdesk

Praat met uw helpdesk vanuit uw postvak

Het is natuurlijk geweldig wanneer u via uw ondersteuningsportal een verfrissende klantenservice kunt bieden. Dat betekent echter wel dat u de hele dag achter een bureau zit, en afgezien van ergonomisch onverantwoord is dat ook oersaai. Een mobiele app kan uitkomst bieden, maar daarmee bent u gedwongen het apparaat te gebruiken waarop u de app hebt geïnstalleerd. Wat u natuurlijk wel hebt, is bijna dag en nacht toegang tot uw e-mail. En dat heeft ons aan het denken gezet... in hoeverre zou u uw helpdesk kunnen bedienen als u alleen maar over uw e-mail zou beschikken?

1. E-mailmeldingen Blijf altijd op de hoogte, waar u ook bent!

Het is na kantoortijd en dat ticket dat nog binnenkomt, blijf dus liggen tot morgenochtend. Maar wat nu als dat ene verzoek dat u misloopt omdat u niet bent aangemeld een alles-of-niets verzoek is van uw potentiële nieuwe klant? Waarom krijgt u niet gewoon een e-mail zodra een ticket aan u wordt toegewezen? Met Freshdesk kunt u e-mailmeldingen ontvangen wanneer tickets aan u worden toegewezen. En om het nog mooier te maken, ontvangt u zelfs een bericht wanneer klanten reageren op uw antwoord. Zo kunt u rustig een rondje gaan hardlopen en uw klanten ondertussen een verfrissende ondersteuningservaring bieden...

2. Beantwoord tickets vanuit uw e-mail.

Nu we het toch over e-mailmeldingen hebben, zou het uw leven niet een stuk eenvoudiger maken als u een ticket rechtstreeks vanuit uw mail zou kunnen beantwoorden? Stelt u zich voor dat u onderweg bent en een ticket met hoge prioriteit krijgt toegewezen. U weet dat een eenvoudig antwoord volstaat, maar u moet het wel nu verzenden. En alles waarover u kunt beschikken is uw telefoon met een e-mailapp. Met Freshdesk kunt u de ticketmelding die u net hebt ontvangen, met een mailtje beantwoorden. Uw reactie wordt toegevoegd als een notitie, uw klant ontvangt uw antwoord en weet dat u er voor hem of haar bent. Kortom, een ticket is niet langer een obstakel op uw weg.

3. Simon Says: “alles via e-mail”

Het is mooi om tickets via e-mail snel te kunnen beantwoorden, maar er zijn natuurlijk momenten dat u zich echt MOET aanmelden bij uw portal. Stel bijvoorbeeld dat u een ticket opnieuw moet toewijzen of de status ervan moet bijwerken. In een dergelijke situatie MOET u zich aanmelden bij uw portal en alsnog uw bureau op sleeptouw nemen.

U kunt “praten” met uw helpdesk zonder ooit uw postvak te verlaten. En wat u via e-mail aan uw klant stuurt, is HETZELFDE als wat u via uw helpdesk zou sturen. Volgens onze klanten maakt Freshdesk via e-mail het leven niet alleen gemakkelijker, maar is werken ermee nog leuk ook! We hebben er dan ook een Simon Says-spelletje van gemaakt. De opdrachten die u door uw helpdesk wilt laten uitvoeren, hoeft u alleen maar op te geven in de opdrachtregel @simonsays. Freshdesk voert vervolgens alle tickethandelingen voor u uit en zorgt ervoor dat uw klant de informatie krijgt die u hem of haar wilt sturen.

4. E-mail rechtstreeks aan UZELF in plaats van aan uw ondersteuningsafdeling? Doorsturen en tickets maken

U bent nu goed bevriend met uw klanten en dat helpt de zaken natuurlijk aardig vooruit... Het nadeel is wel, dat uw klanten u nu rechtstreeks mailen in plaats van via uw ondersteuningsadres. Dat betekent dat u zich moet aanmelden bij Freshdesk, een nieuw ticket moet maken en daarin alle inhoud moet plakken die uw klant u heeft gestuurd. Wat een gedoe!

We hebben daarom onze Afdeling ter Vereenvoudiging van het Leven van Medewerkers bijeen geroepen. En kijk! Nu kunt u dat mailtje ZELF doorsturen naar uw ondersteuningsadres, zodat er automatisch een ticket van wordt gemaakt. Freshdesk achterhaalt de oorspronkelijke afzender van het verzoek via uw e-mail en maakt een gloednieuw ticket voor u, inclusief onderwerpregels, inhoud en dergelijke. U kunt zelfs verschillende postvakken gebruiken en ze allemaal via een enkel account beheren.

5. Kennis moeiteloos vastleggen

Het kan een hele uitdaging zijn elk van uw medewerkers voortdurend op de hoogte te houden van alle gecombineerde kennis binnen uw ondersteuningsteam. We weten hoe dat voelt. Bedrijven overal ter wereld worstelen met het probleem hun knowledgebase steeds volledig en up-to-date te houden. De belangrijkste vraag daarbij is, hoe alle kennis in de postvakken van medewerkers te benutten en die te ordenen in een toegankelijke, gedeelde knowledgebase.

Waarom zou u al die geniale e-mails niet doorsturen naar uw helpdesk en ze automatisch laten omzetten in kennis? Dan kunt u, wanneer u in uw e-mailconversatie op een eureka-moment stuit, het betreffende bericht gewoon doorsturen naar het unieke e-mailadres van uw Freshdesk-knowledgebase. Dat stukje genialiteit wordt vervolgens automatisch geconverteerd naar een concept, een afbeelding, enzovoort, dat u de volgende keer dat u zich aanmeldt, kunt publiceren.

Krijg een gratis Freshdesk demo

Zou je graag een demo willen zien?